第一章 总则

第一条  为适应信息化时代发展的需求，进一步加强学生的信息档案建设，进而规范日常管理，提高管理工作效率，更好地服务师生和推动学院各项工作的发展，特制定此办法。

第二条  本办法适用于国际教育学院各科室对学院在籍本科生的教育管理。

第三条  各科室、各个信息负责老师和学生必须遵循保密原则，在登记和使用学生信息过程必须严肃纪律，遵守程序，避免信息泄露，保护学生个人隐私。

第四条  各科室、各负责老师要切实增强信息管理意识，提高信息收集、整理及归档使用能力，要及时向主管科室报送各项信息材料，同时加强对信息的整理、分析，使得信息利用率最大化。

第五条  各类学生信息分为电子档和纸质档进行归档，学院党政办公室负责学院所有信息归档工作，学工办、团委、教学办、项目办分类负责相应信息归档。

第二章  学生信息归档类型

学院根据工作分工对学生信息进行分类建档归档。

1、学生工作建档类型

（1）学生基本信息类。包括学生基本信息表、学生会干部、班委、学生名单、贫困生名单、各类获奖、学生处分、学生党员、积极分子、学生工作领导小组、班级综合测评、党组织关系转接、学生家庭信息表、校友会组织、学生住宿安排表、延缓毕业学生名单、出国学生名单、考研学生名单及联系方式、党课学生名单及成绩单。

（2）学生档案类。包括在校生学生学籍档案、党团组织关系档案、出国学生及特殊学生遗留学生档案等。

（3）文件制度类。包括团委学生工作要点、学生管理制度、年度工作总结、各项管理文件、学工例会记录、党支部会议记录、各类学生会议记录、各类学生活动图片报道和视频记录等。

（4）管理平台类。包括各班学生信息及联系方式、各类学生干部名单及联系方式、学生宿舍分布及名单、各专业班级微信及QQ群、各地校友会组织名录、各专业考研群公务员群等。

第三章  信息管理要求

1．加强对信息部档案管理相关人员责任意识的培养，将严格保密、准确无误做为部门工作理念，灌输到每个人心中。

2．要及时将先关材料放档案室归档，有电子档的在电脑和活动硬盘中备份保存。

第四章  信息管理流程

1.档案管理

（1）新生入校时提前通知助教所需材料，对报到新生所交资料进行简单核对，记录在册，缺少部分通知新生及时补齐；

（2）对在校生档案妥善存放，按照年级专业班级排列整齐，有对应的名单和记录，方便档案的寻找和调换。

（3）每年10月中旬对转专业的出国的学生进行档案的调换，并做好记录。

（4）在每年5月初始着手毕业生档案的整理工作，对于档案缺少材料的同学确保及时补齐；

（5）6月底对毕业生档案进行最后整理，分为用EMS邮寄和留校两类。EMS邮寄按报到证地址寄出，留校的交档案馆。

（6）延缓毕业学生档案在9月中旬按个人情况同上处理。

（7）提前整理好毕业班各个班级班长联系方式以及班级学生基本信息，以确保可以及时精确的找到档案缺失的个人；

2. 学生奖贷助补惩相关文件归档

（1）对于获得奖惩的学生，按照《河南工业大学学生手册》有关规定进行归档，并做好有关记录；

（2）每年10月搜集获得奖学金助学金和贷款相关学生的文件和名单。

3.日常学生工作相关材料

（1）学院学生工作相关材料的搜集和归档

（2）对班级考核结果进行存档。

（3）对学生会相关活动进行材料收集和归档。

4．学生信息相关材料

（1）9月初对新生个人信息进行采集，并按格式汇总。

（2）对学院所有班级在职班委信息进行收集保存。

（3）对学生会成员信息进行收集保存。

（4）协助校友部对校友的信息进行收集保存。

5．其他需要保存的材料和信息。

第五章  关于档案室使用及注意事项

1．档案室由专人负责，拿取档案要有记录。

2．对档案室的所有档案信息进行分类型、分专业、分年级存放，保证档案室档案方便查取使用。

3．对档案室存放的档案信息进行定期核对整理，确保档案的完整存放，防止档案丢失。

4．档案室内严禁出现烟火，雷雨天气注意关闭门窗。

5．严禁无关人员进入档案室。

                            国际教育学院学工办

                                2023年3月